Privatgrund Sautner GmbH, Frankenstr. 245, 45134 Essen

Informationen zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten stets im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung, im Folgenden: DS-GVO), den bundes- und landesspezifischen Datenschutzgesetzen, soweit diese Anwendung finden, und den nachfolgenden Bestimmungen.

1.  Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die

Privatgrund Sautner GmbH
Frankenstr. 245, 45134 Essen
Fon: 0201-472069
Fax: 0201-473710
Mail: privatgrund@sautner.de

Geschäftsführer: Jörg Sautner und Ulrich Sautner

2.  Erhebung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten sowie Zwecke der Datenverarbeitung

der Bestellung als Verwalter und zur Erfüllung unserer vertraglichen Rechte und Pflichten aus dem Verwaltervertrag und der gesetzlichen Befugnisse und Aufgaben aus §§ 27, 28 des Wohnungseigentumsgesetzes (WoEigG) gegenüber den Wohnungseigentümern und der Gemeinschaft von Wohnungseigentümern verarbeiten wir regelmäßig personenbezogene Daten, die wir von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalten, wie z.B.

•  Daten zu Ihrer Person als Wohnungseigentümer, wie z.B. akademischer Titel, Anrede, Vor- und Nachname;

•  Daten zur Kontaktaufnahme, wie z.B. postalische Anschrift, Telefonnummer, Telefaxnummer, E-Mail-Adresse;

•  Ihre Bankdaten: Kreditinstitut, Bankverbindung, Kreditinformationen etc.;

•  Ihre Zählernummern (Strom, Wasser, Gas);

•  Ihre Personenanzahl oder die Ihrer Mieter für die personenbezogene Abrechnung von Betriebskosten;

Außerdem verarbeiten wir Daten aus öffentlichen Registern, z.B. dem Grundbuch.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich zur Erfüllung unserer vertraglichen Rechte und Pflichten aus dem Verwaltervertrag und der gesetzlichen Befugnisse und Aufgaben aus §§ 27, 28 WoEigG gegenüber den Wohnungseigentümern und der Gemeinschaft von Wohnungseigentümern. So verarbeiten wir Ihre Daten z.B. um

•  Beschlüsse der Wohnungseigentümer durchzuführen und für die Durchführung der Hausordnung zu sorgen;

•  die für die ordnungsmäßige Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen zu treffen;

•  in dringenden Fällen sonstige zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderliche Maßnahmen zu treffen;

•  Lasten- und Kostenbeiträge, Tilgungsbeträge und Hypothekenzinsen anzufordern, in Empfang zu nehmen und abzuführen, soweit es sich um gemeinschaftliche Angelegenheiten der Wohnungseigentümer handelt;

•  alle Zahlungen und Leistungen zu bewirken und entgegenzunehmen, die mit der laufenden Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zusammenhängen;

•  eingenommene Gelder zu verwalten;

•  die Wohnungseigentümer unverzüglich darüber zu unterrichten, dass ein Rechtsstreit anhängig ist;

•  die Erklärungen abzugeben, die zur Vornahme der in § 21 Abs. 5 Nr. 6 Wohnungseigentumsgesetz bezeichneten Maßnahmen erforderlich sind;

•  im Namen aller Wohnungseigentümer und/oder im Namen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und mit Wirkung für und gegen sie Willenserklärungen und Zustellungen entgegenzunehmen; Maßnahmen zu treffen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind, insbesondere einen gegen die Wohnungseigentümer gerichteten Rechtsstreit im Erkenntnis- und Vollstreckungsverfahren zu führen; Ansprüche gerichtlich und außergerichtlich geltend zu machen, sofern wir hierzu durch Vereinbarung oder Beschluss mit Stimmenmehrheit der Wohnungseigentümer ermächtigt sind; mit einem Rechtsanwalt wegen eines Rechtsstreits zu vereinbaren, dass sich die Gebühren nach einem höheren als dem gesetzlichen Streitwert, höchstens nach einem gemäß § 49a Abs. 1 Satz 1 des Gerichtskostengesetzes bestimmten Streitwert bemessen; sonstige Rechtsgeschäfte und Rechtshandlungen vorzunehmen, soweit wir hierzu durch Vereinbarung oder Beschluss der Wohnungseigentümer mit Stimmenmehrheit ermächtigt sind;

•  für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan sowie nach Ablauf eines Kalenderjahres eine Abrechnung aufzustellen.

3.  Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO, da die Verarbeitung für die angemessene Erfüllung der Rechte und Pflichten aus dem Verwaltervertrag erforderlich ist. Als weitere Rechtsgrundlage kommt Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO, soweit die Datenverarbeitung erfolgt, um unseren gesetzlichen Aufgaben und Befugnissen aus §§ 27, 28 WoEigG nachzukommen.

4.  Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben, dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO für die Durchführung und Abwicklung des Verwaltervertrages erforderlich ist, für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder für den Fall, dass die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben.
Empfänger Ihrer personenbezogener Daten können vor allem sein: mit der Reparatur und Instandhaltung beauftragte Handwerkerfirmen (z.B. Namen, Anschriften, Mieternamen, Kontaktdaten, Mailadressen), Heizkostenabrechner (z.B. Namen, Anschriften, Mieternamen, Wohnungsgröße, Zählereinrichtung, Zählerstände), Zahlungsdienstleister (z.B. Namen, Anschriften, Kontoverbindungen), Verfahrensgegner und deren anwaltliche Vertreter sowie Gerichte und andere öffentlichen Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur gerichtlichen und außergerichtlichen Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte und Ansprüche.
Weiterhin erfolgt die Übermittlung von Daten an weitere berechtigte Empfänger. Dazu gehören von uns eingesetzte Dienstleister für Bereiche der IT, für Schreib- und Telefonservice, Buchhaltung, Aktenvernichtung etc., die wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO beauftragt haben.
Eine Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet regelmäßig nicht statt.

5.  Dauer der Speicherung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir löschen Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, sobald der Zweck ihrer Erhebung erfüllt ist und entfällt. Eine darüberhinausgehende längere Speicherung kann erforderlich sein, soweit wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

6.  Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie betroffene Person im Sinne der DS-GVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber der Verantwortlichen zu:

•  gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

•  gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

•  gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern (1) der Zweck, für die die Sie betreffenden personenbezogenen Daten erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, erreicht ist, (2) Sie Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO stützte, widerrufen und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt, (3) Sie gem. Art. 21 Abs. 1 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen oder Sie gem. Art. 21 Abs. 2 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen, (4) die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, (5) die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt, erforderlich ist, (6) die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DS-GVO erhoben wurden oder (7) Sie unter 16 Jahre alt sind. Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (1) zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, (2) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt, (3) zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde, (4) aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DS-GVO, (4) für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DS-GVO, oder (5) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

•  gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen, und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;

•  gemäß Art. 20 DS-GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;

•  gemäß Art. 21 DS-GVO jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ihren Widerspruch richten Sie bitten an die unter Ziffer 1 genannte Verantwortliche;

•  gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber der in Ziffer 1 genannten Verantwortlichen zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt;

•  gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden. Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel.: 0211/38424-0, Fax: 0211/38424-10; E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.

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